Conoce los pasos a seguir para la organización de un Concierto

La organización de un evento como puede ser un concierto es una ardua tarea que la podríamos agrupar en una serie de pasos a seguir. 

Seguro que a muchos se les ocurrirá muchos pasos más y otros en cambio pensarán que muchos otros pueden agruparse en menos si conseguimos por ejemplo una empresa externa que nos gestione varios de ellos.

En todo caso esta es nuestra aportación de que tenemos que tener en cuenta a la hora de organizar un concierto:

  • Presupuestos: En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que presupuesto contamos.
  • Fecha: Definir el día exacto del concierto.
  • Definición de local: Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto y escoger el más apropiado.
  • Publicidad: Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos en medios online y offline, en que medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colgar;  flyers, donde los repartiremos…  También es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos, realizar el diseño y la impresión de esos banners, flyers, carteles, etc…
  • Elaboración y venta de tickets o entradas: Consiste en el diseño y distribución de las entradas. Para ello será necesario también definir en que lugares vamos a distribuirlo.
  • Búsqueda de patrocinadores: Elaboración y envío de propuestas de patrocinio a empresas, cierre de ofertas.
  • Producción: Definir las empresas encargadas de la iluminación y el sonido. Personal de las puertas que controlará a la gente en las entradas al concierto. Coordinación del transporte de los grupos.  Su estancia en el lugar si vienen de otra ciudad o país y su salida del mismo.
  • Venta de entradas: Es comenzar a vender las entradas para el concierto en los lugares definidos y siempre bien anunciados, lo más concreto posible.
  • Seguridad: Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer contratos con empresas de seguridad.
  • Impuestos y permisos: Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para llevar a cabo el concierto.
  • Rueda de prensa, elaboración y difusión de notas de prensa (bien redactada, estructurada y sin faltas de ortografía): Hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa especializada. Tanto antes del evento para su comunicación como después con las conclusiones sacadas tras el evento.
  • Conteo de entradas para establecer cuantas hemos vendido.
  • Liquidación final: Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o pérdida.

Para concluir diremos que organizar un concierto no tiene por qué ser muy difícil, aunque a priori parezca lo contrario. Tampoco es algo que se improvisa dos días antes y es conveniente tener en cuenta aspectos como los que hemos reseñado con anterioridad. Si bien es cierto que si contamos con una empresa especializada que nos gestione todo esto es más sencillo puesto que en la misma, todos saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien. Pero si ocasionalmente una persona o un grupo se proponen organizar ellos un concierto (aunque se quiera hacer algo muy sencillo) las dudas y el desconcierto son frecuentes.

Fuente. kivents.com

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